Notre client est un opérateur de ventes aux enchères de véhicules d'occasion, présent sur quatre sites en France. Environ 2 000 véhicules en parc, une dizaine de mandats de vente par jour, deux ventes par semaine. Un volume modeste à l'échelle industrielle, et pourtant suffisant pour saturer une équipe administrative. Ce qui coûte ici se compte moins en véhicules qu'en nombre de fois où une même information change de support.
Nous avons construit pour eux un agent qui prend en charge cette chaîne. Ce cas raconte ce qui a été automatisé, ce qui ne l'a délibérément pas été, et comment le système a gagné le droit d'agir seul.
Le point de départ : une boîte mail qui pilote tout
Tout entre par une adresse partagée. Un mandat de vente arrive en pièce jointe. Quelqu'un l'ouvre, relève les immatriculations, contrôle les prix annoncés, va les ressaisir dans l'ERP, archive le document sur le lecteur réseau, puis surveille les pièces qui manquent et relance les vendeurs.
La même mécanique se rejoue pour les cartes grises, les rapports d'expertise, les demandes d'admission. À chaque étape, la même opération : lire un document, comprendre de quel véhicule il parle, et reporter l'information dans un autre système.
Rien de tout cela n'est difficile. Tout est répétitif, et c'est une chaîne humaine de recopie entre une messagerie et un ERP, donc une chaîne où l'erreur est structurellement possible.
Ce qui rendait l'automatisation délicate
Trois obstacles, qu'aucun connecteur du marché ne franchit.
Les documents ne sont pas propres. Ce sont des PDF scannés, parfois plusieurs mandats agrégés dans un même fichier, avec des mentions manuscrites en marge qui changent le sens de la pièce. Un rapprochement par mots-clés échoue immédiatement.
Le véhicule est la seule clé qui compte. Un envoi peut concerner huit véhicules dont trois sont déjà connus, deux posent problème et trois sont nouveaux. Raisonner par email ne mène nulle part. La seule unité qui tienne du début à la fin de la chaîne, depuis le mandat jusqu'à la mise en vente, c'est l'immatriculation.
Certaines actions engagent l'entreprise. Modifier un prix de réserve, relancer un vendeur : ce sont des gestes qui sortent de l'entreprise et qu'on ne délègue pas à une machine sur la foi d'une démonstration. Un système qui se trompe là-dessus coûte plus cher qu'il ne rapporte.
Ce que nous avons construit
Huit workflows métier, qui partent tous de l'email et vont jusqu'à l'action dans l'ERP : réception et découpage des envois multi-documents, extraction par OCR, contrôle du véhicule par immatriculation, contrôles de cohérence sur la TVA et les mentions manuscrites, archivage sur le réseau, moteur de suivi et de relance, anonymisation des rapports avant diffusion.
L'architecture technique est décrite en détail dans notre retour d'expérience sur l'agent IA piloté par les emails : le routage déterministe qui absorbe la majeure partie du flux sans jamais appeler un modèle, et le modèle réservé aux cas que les règles ne savent pas trancher.
Ce qui structure vraiment le système tient en une règle. Chaque action tombe dans l'une de deux catégories, jamais entre les deux. Soit elle est déterministe et vérifiable, et elle s'exécute. Soit elle engage l'entreprise vers l'extérieur, et elle attend une validation humaine.
La validation se fait par véhicule, pas en bloc
C'est le point sur lequel nous avons le plus itéré, et celui qui fait la différence à l'usage.
La tentation naturelle est de présenter à l'opérateur un lot de vingt lignes à valider d'un coup. C'est confortable à coder et détestable à utiliser : on finit par tout accepter sans lire, ce qui vide la validation de son sens.
Le système crée donc une demande de décision par véhicule. L'opérateur tranche sur un véhicule, l'effet part immédiatement pour celui-là, et les autres restent en attente de leur propre décision. Un véhicule sur lequel personne ne s'est prononcé est considéré comme indécis, jamais comme refusé — la différence compte, parce qu'un refus par défaut produirait des relances fantômes.
Les groupes purement informatifs, eux, ne génèrent aucune demande. On ne dérange pas quelqu'un pour lui faire cliquer sur « vu ».
Le résultat : une autonomie gagnée par la preuve
C'est le principe qui gouverne le projet depuis le départ : l'autonomie se gagne par preuve, pas par confiance.
Au démarrage, toute écriture dans l'ERP passait par une validation humaine. Chaque appel était montré en aperçu avant exécution, chaque résultat relu après coup. Cette période a duré plusieurs semaines, et elle n'était pas une précaution de façade : elle produisait la trace qui permettrait de trancher.
Le 6 août 2026, la mise à jour des prix et la création de véhicule depuis la cotation sont passées en automatique. Elles s'exécutent aujourd'hui sans intervention, chaque action restant tracée véhicule par véhicule. Il ne reste de validation humaine que sur ce qui sort de l'entreprise : les relances.
Autrement dit, le périmètre d'autonomie n'a pas été décidé au lancement dans un dossier de cadrage. Il a été élargi une fois, sur la base de plusieurs semaines d'exécution vérifiable. C'est lent, et c'est la seule méthode qui permet à une équipe de faire confiance à un système sur des gestes qui engagent son entreprise.
La plateforme compte aujourd'hui 195 tests automatisés, un par étape de chaque workflow.
Ce que nous ne mesurons pas encore
Nous ne publierons pas de pourcentage de temps gagné, parce que nous ne l'avons pas instrumenté. C'est cohérent avec ce que nous écrivons partout ailleurs : méfiez-vous d'un prestataire qui vous montre un gain chiffré sans vous montrer comment il le mesure.
Ce que nous pouvons établir, en revanche, est vérifiable : huit workflows en exploitation, une trajectoire d'autonomie datée, et un périmètre de validation humaine qui s'est réduit à ce qui engage réellement l'entreprise.
La mesure du gain de temps fait partie des chantiers ouverts avec le client.
Ce que ce cas dit d'un projet d'automatisation
Trois enseignements transposables.
Le goulot n'est pas le modèle. L'essentiel du travail a porté sur la plomberie : lire des PDF sales, raisonner par immatriculation plutôt que par document, écrire proprement dans un ERP, ne jamais rejouer deux fois le même effet.
La bonne granularité de la validation humaine est celle de l'objet métier, pas celle du lot technique. Ici, le véhicule.
L'autonomie se construit après la mise en service, pas avant. Un périmètre décidé sur plan est une hypothèse ; un périmètre élargi sur trace est une décision.
Vous avez une boîte mail partagée d'où partent vos traitements métier ? Nous regardons un échantillon réel de vos emails entrants et nous vous disons ce qui est automatisable dès maintenant, ce qui doit rester validé, et ce qui n'en vaut pas la peine. Nous sommes à Escalquens, aux portes de Toulouse, et nous intervenons partout en Occitanie : échange de 30 minutes sur votre cas, diagnostic offert.