Microsoft 365 Copilot vs Google Gemini : quel copilote bureautique pour votre PME, et est-ce rentable ?

Vos équipes écrivent des e-mails, des comptes rendus, des propositions commerciales et des tableaux toute la journée. Microsoft et Google vendent chacun une IA intégrée à ces outils. La question que se pose un dirigeant n'est pas technique : Microsoft 365 Copilot vs Google Gemini, lequel prendre, pour combien de postes, et à partir de quand cela rapporte-t-il plus que cela ne coûte ?

Une précision avant tout. Ces deux offres ne se comparent pas comme deux modèles d'IA que l'on brancherait sur un logiciel. Ce sont deux abonnements par utilisateur, attachés à deux suites bureautiques. Le modèle qui tourne derrière compte, mais il ne décide presque jamais du choix.

Tous les prix ci-dessous ont été relevés le 4 novembre 2026 sur les pages officielles françaises de Microsoft et de Google, hors taxes, par utilisateur et par mois, avec engagement annuel.

Le choix en une question : sur quelle suite êtes-vous déjà ?

En bref (à jour au 4 novembre 2026) — Pour une PME sur Google Workspace, meilleur rapport qualité/prix : Gemini dans Business Standard, inclus à 13,60 € par poste avec la suite. Budget serré côté Microsoft : Copilot Chat, gratuit avec les licences éligibles, mais sans accès automatique à vos fichiers. Exigence maximale : Microsoft 365 Copilot Business, qui peut aussi faire travailler les modèles d'Anthropic en plus de ceux d'OpenAI, à condition que votre administrateur l'active. Changer de suite bureautique pour obtenir l'IA de l'autre camp ne se justifie presque jamais.

Le cas d'usage lui-même, intégrer l'IA dans le travail quotidien d'une équipe, nous l'avons traité dans notre guide pour intégrer l'IA en entreprise. Ici, on ne parle que du choix entre les deux copilotes et de ce qu'ils coûtent.

Ce que vous achetez vraiment, poste par poste

Les deux éditeurs ont choisi deux logiques opposées. Google a intégré Gemini dans le prix de ses formules Workspace : il n'existe plus de module Gemini à acheter en plus, ses anciens modules « Gemini Business–Legacy » et « Gemini Enterprise–Legacy » ne sont plus en vente (page d'aide Google Workspace, mise à jour le 26 octobre 2026). Microsoft vend Copilot comme un complément par utilisateur, ajouté à une licence Microsoft 365 Business, ou dans des forfaits groupés « avec Copilot ».

Trois conditions changent la lecture de ce tableau. La remise sur Copilot Business court du 1er juillet au 31 décembre 2026, ne vaut que la première année et seulement pour les clients Microsoft 365 qui ont déjà un abonnement Business éligible, selon la note de bas de page de Microsoft. Les deux offres sont bornées à 300 utilisateurs : Copilot Business « jusqu'à 300 utilisateurs » par locataire (documentation Microsoft Learn, 19 octobre 2026), et les formules Starter, Standard et Plus de Workspace « pour un maximum de 300 utilisateurs » (page de prix Google). Google annonce enfin 20 % de remise pendant trois mois sur ses formules du 17 novembre 2026 au 17 février 2027 ; nous avons gardé ses prix de base.

La différence de nature se voit sur la version gratuite. Copilot Chat, inclus chez Microsoft, ne lit pas vos documents de lui-même : Microsoft précise qu'il faut téléverser le fichier, travailler sur le contenu ouvert dans Outlook ou Teams, ou passer par un agent facturé à l'usage. Microsoft documente aussi un accès « standard » à Copilot dans Word et Excel sans le complément, plus limité et soumis à la capacité du service selon l'heure. Chez Google, la formule Starter donne Gemini dans Gmail, et c'est tout pour les applications.

Vous hésitez entre étendre vos licences et attendre ? En trente minutes, nous regardons quelle suite vous utilisez, quels postes rédigent ou analysent le plus, et ce qu'un essai sur cinq personnes vous apprendrait avant d'engager toute l'équipe. Demander votre diagnostic IA offert (30 min).

Quels modèles d'IA tournent derrière chaque copilote

Puisque cette série compare des modèles, regardons-les, même s'ils pèsent peu dans la décision.

Chez Microsoft, la famille de modèles GPT-5.6 d'OpenAI est disponible dans Word, Excel, PowerPoint et le chat depuis le 9 juillet 2026, et Microsoft la présente comme « le modèle préféré » de Microsoft 365 Copilot (billet Microsoft Tech Community du 9 juillet 2026). Copilot sait aussi utiliser les modèles Claude d'Anthropic. Mais en Europe, ils sont désactivés par défaut : Microsoft les active pour la plupart de ses clients « hors UE/AELE et Royaume-Uni », et précise qu'ils sont « actuellement exclus de l'EU Data Boundary », la limite qui garde les données dans l'Union (Microsoft Learn, page du 18 septembre 2026). Les activer est une décision de votre administrateur, et une décision sur l'endroit où vos données sont traitées.

Chez Google, la page de prix ne nomme pas la version de Gemini servie aux comptes professionnels. Elle réserve simplement « les modèles d'IA les plus performants de Google pour les tâches complexes » aux formules au-dessus de Starter. Côté données, Google écrit que Workspace « n'utilise pas les données client pour entraîner des modèles sans autorisation préalable » (centre de confidentialité de l'IA générative Workspace, mis à jour le 6 octobre 2026). Une réserve pour Gemini Notebook, son outil de recherche documentaire : les réglages de région des données de votre organisation ne s'y appliquent pas, d'après la même page.

Pourquoi le modèle compte peu ici : aucun banc d'essai public ne compare les deux copilotes sur des tâches bureautiques réelles. Les classements de modèles que nous suivons sur notre page des prix et scores des modèles IA, relevés chaque jour mesurent les modèles via leur API, pas l'intégration dans Outlook ou Gmail. Ce qui fait la qualité perçue d'un copilote bureautique, c'est l'accès qu'il a à vos e-mails, à vos fichiers et à vos réunions, donc la suite dans laquelle il vit.

Ce que disent les mesures de terrain

Faute de banc d'essai, on dispose d'évaluations en conditions réelles. Elles ne disent pas toutes la même chose.

Microsoft cite une expérience du gouvernement britannique sur 20 000 agents publics dans 12 ministères : plus de 25 minutes gagnées par jour, d'après les déclarations des participants (Microsoft WorkLab, 23 juin 2025). Google avance 105 minutes gagnées par semaine en moyenne, à partir d'une enquête interne auprès de 18 grandes entreprises clientes et sur plus de 3 200 réponses (blog Google Workspace, 24 septembre 2024). Dans les deux cas, ce sont des minutes déclarées par les utilisateurs, mesurées par l'éditeur.

L'évaluation la plus utile pour un dirigeant vient d'un tiers. Le ministère britannique des Affaires et du Commerce (DBT) a distribué 1 000 licences Microsoft 365 Copilot d'octobre à décembre 2024 et publié son rapport le 28 août 2025. Satisfaction : 72 % des répondants satisfaits ou très satisfaits. Productivité : « nous n'avons pas trouvé de preuve solide que les gains de temps se traduisent par une meilleure productivité », écrit le rapport, qui précise que ce n'était pas l'objectif principal de l'étude.

Notre lecture : le temps gagné existe, il se perd facilement. Une réponse rédigée plus vite qui demande une relecture, ou une demi-heure libérée qui ne se réaffecte à rien, ne change pas votre résultat. C'est un sujet d'organisation, pas de licence.

Le calcul pour une PME de 20 postes

Prenons 20 collaborateurs, aux prix relevés le 4 novembre 2026 (HT, engagement annuel).

Attention à ce que chaque ligne contient. Les lignes Google et les forfaits Microsoft « avec Copilot » incluent la messagerie et la suite bureautique. Les lignes « complément » ne couvrent que l'IA, ajoutée à une licence Microsoft que vous payez déjà.

Le seuil de rentabilité d'un poste se calcule en une ligne. Prenons une heure de travail à 40 € chargés, une hypothèse à remplacer par votre propre chiffre : le complément Copilot à 18,20 € par mois est remboursé dès qu'il fait gagner 27 minutes par mois à son utilisateur. Le seuil est bas. Ce qui fait échouer les déploiements, ce n'est pas le prix, ce sont les licences attribuées à des personnes qui n'ouvrent jamais l'outil.

D'où notre conseil côté Microsoft : commencez par les postes qui rédigent, résument ou analysent le plus (direction, commerce, administration), laissez Copilot Chat gratuit aux autres, et mesurez l'usage réel au bout de trois mois avant d'étendre. Côté Google, la question se pose à l'envers : Gemini est déjà payé dans Business Standard, et le travail consiste à le faire adopter.

Le coût de l'abonnement n'est pas votre budget IA. Entre 1 092 € par an pour cinq licences Copilot et 6 655 € pour vingt postes en Business Premium avec Copilot, la licence reste du même ordre que quelques jours de prestation. Ce qui décide du résultat, c'est ce qui se passe autour : choisir les postes, former les équipes, ranger les fichiers pour que le copilote trouve les bons, régler les droits d'accès pour qu'il ne montre pas un document confidentiel à la mauvaise personne. C'est ce travail d'intégration que nous facturons, au temps passé, entre 600 et 900 € par jour. Les fourchettes par type de projet sont dans notre article sur le coût réel d'une intégration IA en PME.

L'avis de Laurent, Directeur Général et développeur back-end chez EpickOne : « Le point qui surprend le plus nos interlocuteurs, c'est que la version gratuite de Copilot ne lit pas leurs documents. Elle répond très bien à une question générale, mais elle ne retrouvera pas le devis de mars dans votre SharePoint tant que vous ne le lui donnez pas. Le second point, c'est le rangement : un copilote qui a accès à tout votre Drive ou à tout votre SharePoint retrouvera aussi la vieille version d'une procédure et la grille de salaires mal partagée. Avant d'acheter vingt licences, on vérifie les droits de partage. C'est moins spectaculaire qu'une démonstration, et c'est ce qui évite le premier incident. »

Quand le copilote packagé suffit, et quand il ne suffit pas

Pour rédiger, résumer un fil d'e-mails, préparer une réunion ou reprendre un tableau, le copilote de votre suite fait le travail, et c'est le choix le moins cher : aucun développement, une licence par mois. Les outils packagés couvrent la majorité des besoins standards, comme nous le montrions dans nos cinq cas concrets de gain de temps en PME.

Il cesse de suffire dans trois situations. Quand l'information est dans votre logiciel métier, votre ERP ou votre base de production, que ni Copilot ni Gemini ne lisent sans connecteur. Quand il faut un assistant qui réponde à partir d'un corpus précis et cite ses sources, ce que nous avons détaillé dans notre comparatif sur le choix des modèles pour interroger vos documents internes. Et quand le volume rend la licence par poste plus chère qu'une intégration par API : pour une tâche répétitive sur des milliers de documents, payer au million de tokens peut revenir moins cher que vingt abonnements ; le calcul se fait au cas par cas. Notre méthode pour arbitrer entre abonnement et sur mesure est dans cet article sur le calcul SaaS contre logiciel sur mesure.

Faut-il changer de suite pour changer de copilote ?

Non, dans presque tous les cas. Migrer une PME de Microsoft 365 vers Google Workspace, ou l'inverse, c'est déplacer la messagerie, les fichiers, les agendas, les habitudes et parfois les connecteurs vers vos autres logiciels. L'écart de prix entre les deux copilotes, quelques euros par poste et par mois, ne paie pas un tel chantier. Si vous démarrez de zéro, choisissez la suite que vos équipes savent déjà utiliser ; l'IA suivra.

Le seul cas où la question mérite d'être posée : vous payez déjà deux suites en parallèle, par exemple Workspace pour la messagerie et des licences Office pour quelques postes. Là, l'arrivée de l'IA est une bonne occasion de simplifier, et de ne payer l'IA qu'une fois.

Si vous voulez que l'équipe qui déploie ces copilotes et les relie à vos outils métier regarde votre configuration, vos licences et vos droits de partage, c'est l'objet du diagnostic.

Vous voulez savoir combien de licences valent vraiment le coup chez vous ? On part de vos postes, de votre suite actuelle et de vos usages, et vous repartez avec une recommandation chiffrée, poste par poste. Réserver votre diagnostic IA offert (30 min).